Beschaffungsportfolio
Was ist ein Beschaffungsportfolio?
Ein Beschaffungsportfolio ist eine Übersicht über die verschiedenen Einkaufsaktivitäten und -strategien eines Unternehmens. Es umfasst alle Waren und Dienstleistungen, die das Unternehmen kauft, sowie die Lieferanten, von denen sie bezogen werden. Das Portfolio dient dazu, die Einkaufsaktivitäten eines Unternehmens zu planen und zu verwalten, indem es die Ausgaben des Unternehmens nach Kategorien und Lieferanten aufteilt und darstellt. Durch die Analyse des Beschaffungsportfolios können Unternehmen ihre Einkaufsstrategien verbessern und den Wert ihrer Einkäufe maximieren.
Zweck von Beschaffungsportfolios
Das Beschaffungsportfolio ist ein wichtiger Bestandteil der Beschaffungsstrategie eines Unternehmens. Es beinhaltet alle Materialien, Dienstleistungen und Investitionsgüter, die ein Unternehmen beschaffen muss, um seine Geschäftstätigkeiten auszuführen. Außerdem kann es dabei helfen, Risiken zu minimieren, indem es die Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten verringert und eine breitere Palette von Lieferanten einbezieht.
Ein gut aufgestelltes Beschaffungsportfolio kann auch dazu beitragen, die Kosten zu senken, indem es eine effektive Verhandlungsmacht gegenüber den Lieferanten schafft. Es kann auch dazu beitragen, die Qualität der beschafften Güter und Dienstleistungen zu verbessern, indem es die Anforderungen an die Lieferanten klar definiert und diese regelmäßig überprüft.
Zusammensetzung eines Beschaffungsportfolios
Das Beschaffungsportfolio eines Unternehmens umfasst unter anderem Aspekte wie Rohstoffe, Halbfertigprodukte, Fertigprodukte, Betriebsmittel, Bürobedarf, Ersatzteile und Dienstleistungen wie Reinigung, Reparatur, Instandhaltung und Transport.
Die Zusammensetzung hängt von der Art und Größe des Unternehmens, seiner Branche und seinen Geschäftstätigkeiten ab. In der Regel wird das Portfolio in verschiedene Kategorien eingeteilt, um eine Übersicht und eine bessere Steuerung zu ermöglichen. Diese Kategorien können beispielsweise nach Materialgruppen, Lieferanten, Einkaufsvolumen, Einkaufshäufigkeit, strategischer Bedeutung oder Risikopotential aufgebaut sein.
Ein Beschaffungsportfolio kann auch in verschiedene Stufen unterteilt werden, um die Prioritäten und Maßnahmen für die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen festzulegen. Hierfür kann beispielsweise eine Matrix verwendet werden, die die Güter und Dienstleistungen nach ihrem Beitrag zum Unternehmenserfolg und ihrem Risikopotential einteilt. Auf diese Weise kann das Unternehmen die Ressourcen gezielt einsetzen und sich auf die wichtigsten Beschaffungsbereiche konzentrieren.
Entwicklung und Verwaltung eines Beschaffungsportfolios
Die Entwicklung und Verwaltung des Beschaffungsportfolios ist ein wichtiger Teil der Beschaffungsstrategie eines Unternehmens. Dies beginnt in der Regel mit der Analyse der Geschäftstätigkeiten des Unternehmens und der Identifikation der Materialien, Dienstleistungen und Investitionsgüter, die für die Erfüllung dieser Geschäftstätigkeiten benötigt werden. Hierbei sollte auch berücksichtigt werden, welche Anforderungen an die Güter und Dienstleistungen gestellt werden, wie häufig sie benötigt werden und welches Einkaufsvolumen voraussichtlich anfällt.
Anschließend wird das Beschaffungsportfolio in Kategorien eingeteilt und priorisiert, um die Steuerung und Planung zu erleichtern. Es ist auch wichtig, Lieferanten zu identifizieren und zu bewerten, die in Frage kommen, um die Materialien, Dienstleistungen und Investitionsgüter zu beschaffen. Hierbei sollten auch die Risiken, die mit den einzelnen Lieferanten verbunden sind, berücksichtigt werden.
Die Verwaltung des Beschaffungsportfolios umfasst normalerweise die regelmäßige Überwachung und Überprüfung der Beschaffungsaktivitäten, um sicherzustellen, dass die Ziele der Beschaffungsstrategie erreicht werden. Dazu gehört auch die Überwachung von Lieferantenleistungen sowie -risiken, die Verhandlung von Verträgen und die Durchführung von Ausschreibungen. Es ist ebenfalls wichtig, die Marktentwicklung und die Unternehmensstrategie zu berücksichtigen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.
Best Practices bei der Verwaltung von Beschaffungsportfolios
Einige Best Practices bei der Verwaltung von Beschaffungsportfolios umfassen:
Klare Ziele und Anforderungen: Es ist elementar, klare Ziele und Anforderungen für die Beschaffung von Materialien, Dienstleistungen und Investitionsgütern festzulegen, um eine effektive Steuerung und Planung zu ermöglichen.
Integration in die Unternehmensstrategie: Die Verwaltung des Portfolios sollte in die Unternehmensstrategie integriert werden, um sicherzustellen, dass die Beschaffungsaktivitäten mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
Regelmäßige Überwachung und Überprüfung: Es ist wichtig, die Beschaffungsaktivitäten regelmäßig zu überwachen und zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Ziele der Beschaffungsstrategie erreicht werden und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Lieferantenmanagement: Ein effektives Lieferantenmanagement ist erforderlich, um die Qualität und Leistung der Lieferanten zu überwachen und zu verbessern.
Marktbeobachtung: Es ist darüber hinaus wichtig, die Marktentwicklung und die Angebote von Lieferanten regelmäßig zu beobachten, um sich an veränderte Bedingungen anpassen zu können.
Herausforderungen bei der Verwaltung von Beschaffungsportfolios
Einige Herausforderungen, denen Unternehmen bei der Verwaltung von Beschaffungsportfolios begegnen können, sind:
Mangelnde Transparenz und Qualitätskontrolle: Es kann schwierig sein, die Qualität und Leistung von Lieferanten zu überwachen und sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen.
Schwierigkeiten bei der Integration in die Unternehmensstrategie: Die Verwaltung des Beschaffungsportfolios kann sich als schwierig erweisen, wenn sie nicht in die Unternehmensstrategie integriert ist und keine klaren Ziele und Anforderungen vorliegen.
Risiken durch Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten: Eine hohe Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten kann das Risiko erhöhen und die Verhandlungsmacht gegenüber den Lieferanten verringern.
Schwierigkeiten bei der Steuerung und Planung: Ohne eine effektive Steuerung und Planung des Beschaffungsportfolios kann es schwierig sein, die Ziele der Beschaffungsstrategie zu erreichen und die Kosten und Risiken effektiv zu minimieren.
Zu hohe Kosten: Eine suboptimale Gestaltung des Portfolios kann zu hohen Kosten führen, die sich negativ auf die Unternehmensleistung auswirken können.
Fehlende Flexibilität: Ein starres Beschaffungsportfolio kann Schwierigkeiten bei der Anpassung an veränderte Marktbedingungen oder Unternehmensstrategien verursachen.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, können Unternehmen beispielsweise auf Risikomanagement-Tools und -Techniken zurückgreifen, um die Qualität und Leistung von Lieferanten zu überwachen und zu verbessern, und eine diversifizierte Lieferantenbasis aufzubauen, sodass das Risiko von Abhängigkeiten einzelner Lieferanten minimiert wird. Eine enge Zusammenarbeit mit den verschiedenen Abteilungen im Unternehmen kann ebenfalls dazu beitragen, dass die Verwaltung des Beschaffungsportfolios gut in die Unternehmensstrategie integriert ist und die Ziele der Beschaffungsstrategie erreicht werden.
Tools für die Planung und Verwaltung von Beschaffungsportfolios
Es werden verschiedene Tools und Technologien verwendet, um das Portfolio zu planen und zu verwalten und das Prozessmanagement zu verbessern. Zu den häufig verwendeten Tools und Technologien gehören:
Einkaufssoftware: Einkaufssoftware wird verwendet, um den Einkaufsprozess zu automatisieren und zu optimieren. Sie ermöglicht es, Einkaufsanfragen und Bestellungen zu verfolgen, Lieferantenvergleiche durchzuführen und Einkaufsstatistiken zu erstellen.
Supply Chain Management-Systeme: Supply Chain Management-Systeme (SCM) werden eingesetzt, um die Lieferkette zu planen und zu verwalten. Sie bieten Funktionen wie die Verfolgung von Lieferantenleistungen, das Management von Beständen und die Überwachung von Lieferterminen.
Projektmanagement-Software: Projektmanagement-Software dient dazu, Projekte in Bezug auf Budget, Zeit und Ressourcen zu planen und zu verfolgen. Sie kann auch dazu verwendet werden, Risiken zu identifizieren und zu minimieren.
Enterprise Resource Planning-Systeme (ERP): Enterprise Resource Planning-Systeme (ERP) bieten eine integrierte Plattform für das Management von Geschäftsprozessen, einschließlich der Beschaffung. Sie ermöglichen es, Informationen aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens zu sammeln und zu analysieren, um Entscheidungen zu treffen.
Die Verwendung von Tools und Technologien kann das Prozessmanagement im Kontext von Beschaffungsportfolios verbessern, indem sie dazu beitragen, den Prozess zu beschleunigen, die Effizienz zu erhöhen und die Fehlerquote zu reduzieren. Sie können auch dazu beitragen, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Prozesses zu verbessern und Risiken zu minimieren.
Fallbeispiel für die Verwendung eines Beschaffungsportfolios
Ein Fallbeispiel wäre etwa ein Unternehmen in der Automobilindustrie das sich dazu entscheidet, sein Beschaffungsportfolio zu diversifizieren, um sich gegen Preisschwankungen von Rohstoffen und Lieferausfällen abzusichern. Das Unternehmen hat dazu verschiedene Lieferanten in unterschiedlichen geografischen Regionen ausgewählt und verwaltet nun das Portfolio mithilfe von Risikoanalysen und regelmäßigen Überprüfungen der Leistungen der Lieferanten.
Durch diese Diversifikation konnte das Unternehmen die Auswirkungen von Preisschwankungen und Lieferausfällen minimieren und hat sich so einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Unternehmen in der Branche verschafft.